第8回：3分でおさらい！e-文書法・電子帳簿保存法"まとめのまとめ"

本コラムでは、電子帳簿保存法について、最新の改正内容や、全体像、考慮すべきポイントなどについて書かせて頂きました。ここでは、第1回から第7回までのポイント、および補足情報をダイジェストでご紹介させて頂きます。最初から読んでくださった方には振り返りとして、はじめてご覧になる方には要点を理解する為に、ご活用頂けましたら幸いです。

【第1回】電子帳簿保存法とe文書法

【第2回】保存要件の緩和とは

【第3回】認定タイムスタンプとは

【第4回】電子保存のメリットってなんだろう

【第5回】スキャンしなくても電子化できる書類ってあるの？

電子帳簿保存法の範囲は【1.帳簿】【2.書類】【3.スキャナ】【4電子取引】の４つです。要件緩和により近年【3.スキャナ】保存への取り組みが加速している状況ですが、対象が【2.書類】であるにも関わらず、すべて【3.スキャナ】保存しようとするケースが見受けられます。【2.書類】は自己が最初の記録段階から一貫してシステムで作成した書類の場合、その元データでの保存が許可されています。自社が顧客に郵送する請求書などがこれにあたり通常はコピーした控えを紙保存するのですが、これを電子保存する場合、電子帳簿保存法【2.書類】保存として元のデータを保存しておけばよいのです。これで控えの紙出力やコピーも不要になるのです。

【第6回】電子帳簿保存法と電子取引データ保存。
来たるべき電子取引社会に向けた備えとは

令和3年度電子帳簿保存法改正により2022年1月以降に授受される電子取引データの書面保存が認められなくなり、また今後ますます電子取引は増加しますので、企業としては増え続ける電子取引データを電子帳簿保存法の要件を満たして保存するための備えが必要になってきます。

【第7回】電子帳票システムによる電子帳簿保存法「帳簿申請」、現在の改善指導の内容とは

最後に　～電子帳簿保存法と税務調査対応～

e文書法／電子帳簿保存法コラムを最後までお読み頂き、誠に有難うございました。紙保存に比べ電子データの保存では、特に検索において、その後の業務効率は格段に向上します。紙保存が原則である国税関係帳簿書類について、データ保存を容認してくれる電子帳簿保存法は積極的に活用するべきものだと思います。デジタルトランスフォーメーションの動きも加速しているように、すべての仕事、取引はデジタルに置き換わろうとしています。電子申告義務化の流れも、まさにこれです。企業としては、取引の記録ばかりでなく過去の業務が正しかったことをすべてデータで説明しなければならなくなったとき、そのデータは本当に正しいものなのかどうか？偽造、偽装されていないデータかどうか？自ら証明しなければならなくなる時代がくると思います。そのような時代の備えとして、電子帳簿保存法への取り組みは、初めの一歩になると考えています。電子帳簿保存法を活用して、皆様の業務が効率化され、継続的な事業の発展につながることを願っております。

さて、電子帳簿保存法の対応を検討されている企業様からこんな質問を受けることがあります。

「電子帳簿保存法の対応をして、データで税務調査を受けることになったら、不利になるのではないでしょうか？」

これは、税務調査という限られた時間内で、紙であればその調査範囲が限定されるのではないか？という考えによるものと思います。実際の税務調査では、まずその企業の内部統制そのものがしっかり機能しているかどうかの確認から入ると聞きます。税務調査において「自社のことがわからない」という状況は最も避けなければなりません。意思決定のプロセスやその結果、そして取引にかかわる記録について、いかに迅速かつ正確に答えられるかどうかも、調査官の心証に関わる、とても重要なポイントだと思います。そして今後は、信頼できるデジタル証跡を用いて、企業の方から能動的に、正しいことを証明する場になっていくのだと思います。

税務調査を担当する当局の職員数も不足していると聞きます。第4回でも触れましたが、そのような状況下で、内部統制が図られている企業とそうでない企業があった場合、今後当局がどちらに時間を割いていくのか、注目したいと思っています。

要件や事例につきましては、JFEシステムズが毎月開催するセミナーで詳しくご紹介しております。ぜひ、一度足をお運びください。

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