第6回：電子帳簿保存法と電子取引データ保存。
来たるべき電子取引社会に向けた備えとは

容認？ 義務？

電子帳簿保存法を上記4つカテゴリの視点で整理していくと、それぞれ要件が異なることがわかるのですが、興味深いのはそれぞれの位置付けです。【1】帳簿、【2】書類、【3】スキャナの三つは各種税法で原則「紙」保存が義務付けられているところを、電子帳簿保存法が電子保存を「容認」してくれる位置付けです。非効率な紙保存を電子保存に変えられるわけですから、こちらは是非活用しましょう！という話になるわけです。
これに対して、【4】電子取引はちょっと位置付けが違います。電子取引は電子帳簿保存法（新法第7条）で「電子保存が義務付けられている、電子保存の要件が定められている」という事、ご存知でしょうか。

電子取引データ保存の落とし穴

更に、従来は電子取引データを書面若しくは電子データで保存することが定められていましたが、2022年1月以降は紙での保存が認められなくなります。例えば現在、メールの添付データで受領した請求書を印刷後、印刷した紙を社内決裁に回し決裁完了後はそのまま紙を保存する、という運用をされている場合は保存の面において運用の見直しを検討する必要がありますので、ご注意ください。

電子帳簿保存法「電子取引データ保存」の要件と考慮ポイント

令和3年1月1日以降の電子取引における要件を簡単にまとめてみました。（表1）

表1

一つめのポイントは「検索機能の確保」です。
表1にあります通り「取引年月日などの記録事項を一定の条件で指定できる検索機能の確保」が必要になります。注文書であれば注文内容について取引年月日などの記録事項を検索できる状態で保存しなければならないと言うことになります。たとえば注文書がPDFでやり取りされる場合、PDFファイルをファイルサーバに置いておくだけではNGということです。

また、改ざん等の不正が把握された場合は重加算税を10％加重賦課、データの保存について法令要件違反があった場合は税法上の保存書類として認められないこととされる罰則規定も設けられたことから、十分な注意が必要です。
詳細は、「電子帳簿保存.com」下記サイトをご参照ください。

・理士コラム　第４回
令和3年度電子帳簿保存法の改正について
https://www.denshichoubohozon.com/special/taxcounselor_column4.html

来たるべき電子取引社会に向けて

今後、電子帳簿保存法「電子取引データ保存」の重要性はますます高まっていくと見受けられます。企業としても膨大な電子取引データを、真実性や証拠力を担保しながら、安全に保持していく必要があるのではないでしょうか。その備え、皆様はできていますか？

※1：電子帳簿保存法Q＆A（電子計算機を使用して作成する帳簿書類及び電子取引関係）。

要件や事例につきましては、JFEシステムズが毎月開催するセミナーで詳しくご紹介しております。ぜひ、一度足をお運びください。

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