DataDeliveryを活用して財務シェアードサービスを提供

―　DataDeliveryはどのように活用されていますか。

財務シェアードサービスや決算業務サービスにおいて、電子帳簿保存法にかかわる帳簿、書類、スキャナ保存、電子取引のデータ、グループ会社で利用している基幹システム上の会計データ、ワークフロー搭載の経費精算システムのデータをDataDeliveryで一元管理しています。

グループ会社のデータを取り扱うにあたり、DataDeliveryにグループ会社別のデータベースを作成し、JR九州ビジネスパートナーズが全体を一括管理するという形にしています。そして、各社のデータベース配下にスキャナ保存用のフォルダを設け、そこにスキャンデータを格納すると自動的にタイムスタンプが付与されるようにしています。導入当時は帳簿とスキャナデータの電子保存を行うにあたり事前に所轄税務署長の承認を受ける必要があったため、2019年12月に国税庁にDataDeliveryを用いた電子帳簿保存の申請を行い、2020年4月から本番稼働しています。

DataDelivery導入の経緯
～ペーパーレスとDX推進のために導入

―　DataDelivery導入前はどのようにされていましたか。

従来はグループ会社へ紙の証憑を受け取りに行ったり、郵送で送られてきた証憑を見ながら会計システムへ入力して帳簿を作成し、出力・ファイリングしていました。返送までの期間は各社で異なっており、長ければ1年間、短ければ1カ月間、JR九州ビジネスパートナーズで保管する必要がありました。そのファイルの保管のために、部屋の壁一面に専用の保管キャビネットを設置していました。また、グループ会社は法定期間保存するため貸倉庫を借りたり、社内に保管室を設けたりしていました。このように紙の保管スペースや管理に多くの工数と費用がかかっていました。

JR九州ビジネスパートナーズはペーパーレスと財務業務のDX化を推進していたため、グループ会社の効率化にもつながると判断して2019年10月に帳票類をデータ保存して電子帳簿保存法に対応することを決定しました。そこから電子帳簿保存法に対応できるシステムの選定をはじめ、4製品を比較検討しました。