DataDeliveryを採用した理由～実績と導入のしやすさ～

―　電子帳簿保存法に対応した仕組みの構築にあたり、DataDeliveryを選ばれた理由は何ですか。

DataDeliveryはシバタが求める次の3つの要件を最も満たしていたからです。

1．電子帳簿保存法の承認実績があること

DataDeliveryは、電子帳簿保存法の承認に必要な要件を満たしており、豊富な承認実績がありました。電子帳簿保存法の承認申請についてのノウハウはシバタにはなく、TOMAにアドバイスをもらっても管轄の税務署とやりとりするのは私たちとなるため、システム上のリスクを抱えたくありませんでした。また、実績がある製品を導入することにより、税務署に対して正しく経理処理していることをアピールできると考えました。

基幹システムに保管しているデータを使用して電子帳簿保存法の申請を行う事も検討しましたが、基幹システムを構築したベンダーには、基幹システム上のデータが必要な項目を満たしているかどうかの知見がありませんでした。また、将来、基幹システムを更改する際に製品を乗り換える可能性もありますが、その場合、過去7年間の帳票データを保存するためだけに旧システムを維持することになる為、保存する仕組みは新たに構築する方が良いと判断しました。

2．導入は本社のみで完結すること

事業所の業務効率化のために導入する以上、導入に当たって事業所の負担になるのは本末転倒です。DataDeliveryは、本社システム部門の作業のみで導入することができました。

｢専門的な知識や技術がなくてもDataDeliveryの導入は可能でした｣
佐藤徳彦氏

3．基幹システムと連携が容易なこと

これも業務効率化との関連になりますが、本社のシステム部門に大きな負荷をかけることなく、本稼働できることも要件の一つでした。DataDeliveryは基幹システムからCSV形式で出力したデータをそのまま連携することができ、基幹システムを大幅にカスタマイズする必要もありませんでした。

段階的に電子帳簿保存法の承認申請をした理由

―　どの帳票について電子帳簿保存法の承認申請をされましたか。

2017年9月末に納品書、請求書、発注書の3種類について申請をし、12月末に総勘定元帳、仕訳帳、売上帳 などの6帳簿と受注確認書、棚卸記入表などの5種類について申請しています。

万一、トラブルが生じた場合のリスク回避の観点と、なるべくシステム部門に大きな負荷をかけずに業務効率化を迅速に進めたいという思いから、まずは、電子化したときの費用対効果が大きい3種類を取り組み、仕組みを理解してから、次いで11種類と、段階的に申請することを決めました。また、一度、申請を経験すれば社内でもノウハウが蓄積されるため、2回目以降の申請について相談コストを抑えることができるというメリットもありました。