電子帳簿保存法に適した形で、データを保存するために
DataDeliveryを活用

―　DataDeliveryはどのように活用されていますか。

シバタでは、電子帳簿保存法に適した形でデータ格納、長期保存するために、2018年1月よりDataDeliveryを活用しています。納品書、請求書、発注書などの書類控えと総勘定元帳、仕訳帳、売上帳などの帳簿を基幹システムからCSV形式で出力し、DataDeliveryで保存しています。

導入前の状況
～保管義務がある書類控えが大量にあり、輸送費や保管コストがかかっていた～

―　DataDeliveryを導入した経緯について教えてください。

全国にある43事業所で取引を行っており、納品書、請求書、発注書も、シバタの事業所と取引先の拠点間でやりとりされます。事業所で発行した各書類の控えは本社に送られ、事業所ごとに束ねて地下の倉庫で保管していました。しかし、請求書の送付先だけでも数千社あるため、7年間の保管義務がある帳票は段ボール数百箱にのぼります。数年前にスペースを拡張しましたが、そこでも収納しきれなくなってきていました。

また、年に数回、倉庫から過去の書類控えを探さなければならず、その作業はとても時間が掛かるものでした。

そのような課題を抱えている中、2015年に現在の基幹システムが稼働したのを契機に、各事業所で作成している帳票をデータ化して保存する仕組みが構築できれば、各事業所の負担が軽減され、業務効率をアップできると考えました。

そこで、電子帳簿保存法に対応した仕組みを構築する為に、それまで税務関係のアドバイスを受けていたTOMAコンサルタンツグループ(以下TOMA)に相談したのが切っ掛けです。そこから、電子帳簿保存法対応でTOMAと協力関係にあるJFEシステムズにDataDeliveryの提案を受け、過去の承認実績を評価して導入を決めました。

―　TOMAに相談された理由を教えてください。

TOMAに相談した大きな理由は、電子帳簿保存法の承認申請をサポートいただけたことです。当初は社内で検討しようと試み、外部のセミナー等に参加したこともありました。しかし、国税庁の承認申請に関する説明を読んでも、自社の基幹システムが法的要件を満たしているかどうか判断する事は難しく、とても社内で対応できそうにはありませんでした。スムーズに承認を得るためには、電子帳簿保存法の承認申請の実績・ノウハウがある専門家に相談した方が良いと判断しました。

｢費用対効果が高い請求書の控えなどを先に電子化し、運用上のトラブルが発生しないか確認してから、新たな帳票の電子化を進めました｣
太田代氏