保管コスト、スペース、人員の負担が問題だった

―　DataDelivery導入前の問題について教えてください。

「帳簿・書類保管に要するコスト（印刷代、運送費）、保管スペース、人員の負担が、限界に達しつつあった」ことが問題でした。帳簿・書類の保管場所は複数拠点におよび、1拠点あたり段ボール数百箱単位で保管されており、その量が増え続ける見込みでした。

保管対象となる全ての書類・帳簿の枚数、保管する段ボール数は正確に計測したことはありませんが、(1)で実施した全ての国内事業所の仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳の1年間の保存データを紙に印刷すると、約50万ページになります。A4用紙500枚入の10冊セットで段ボール1箱と換算しますと、これだけで約100箱となり、10年で約1,000箱を保管しなければならない計算になります。全ての対象帳簿・書類を紙で保管した場合、数万個の段ボールを社内の至るところで保管することになります。
また、昨今ではアパレルのEC事業が伸長しており、個人との取引も増加しています。法人取引、個人取引に関わらず一度の取引で生じる注文書、請求書などの発生書類の枚数は大きく変わらないため、個人取引の増加にともなって各書類の発行・保管枚数が著しく増加することは明らかです。そうした点からも現状の保管体制を維持することは困難な状況になりつつありました。

「帳簿・書類の保管場所の確保が問題でした」
芝井 友紀 氏

これまで帳票をどのように保管していたか

―　従来は帳簿・書類をどのように保管していたのでしょうか。

従来の方法は、「帳簿・書類は、本社および事業部門、国内子会社の全国約40拠点で各々が紙を段ボールに梱包して保管する」というものです。帳票の印刷や箱詰めは外部企業に委託するケースも多く、印刷代、保管場所までの運用代が発生します。また、それらの保管場所も確保しなければなりません。
この他、人的負担も無視できません。たとえば税務調査の際に、何らかの帳簿・書類の原本提出が求められた場合、帳票が保管してある場所に行って、段ボールを空けて探す必要があります。
これらの問題を解決するべく、部門内で協議し、従来の紙保管を電子保存に切り替えていくことが決まりました。そして、システム選定を開始し、情報収集のために立ち寄った展示会で知ったのがJFEシステムズのDataDeliveryです。その後、社内で検討を開始しました。

「帳簿・書類を探すために多くの手間がかかっていました」
菅野 志穂美 氏