DataDelivery活用の概況

―　グンゼではDataDeliveryをどう活用していますか。

グンゼでは現在、会計帳簿（国税関連帳簿、決算関連書類）および各種業務帳票等（取引関連書類）の電子保存を推進しています。これは改正電子帳簿保存法への対応も含むものです。DataDeliveryは、この取り組みの中核となる製品です。
2022年に策定した中期経営計画「VISION2030」では、我々が所属する経理統括部門の主要テーマとして、ITを活用した業務の効率化、会計帳簿等のペーパーレス化（環境対応）などを掲げています。2030年までに全ての国税関連帳簿の保存を電子化することを目標に取り組んでいます。

どんな帳簿・書類をどのように保存していくか

―　DataDeliveryを用いた国税関連帳簿、決算関連書類、取引関連書類の電子保存について、詳しく教えてください。

まず電子保存の対象となる帳簿・書類は大きく以下の3種類です。
(1)財務会計に係る国税関連帳簿、決算関連書類
(2)電子データで授受する取引書類
(3)紙で授受する取引書類
(1）「財務会計に係る国税関連帳簿、決算関連書類」とは大きく、本社および国内子会社の仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿、貸借対照表や損益計算書などの財務会計で用いる帳簿類を指します。
(2)「電子データで授受する取引書類」とはEDI、メール、クラウドサービスなどで授受する領収書、請求書、発注書、納品書などを指します。2021年3月に電子帳簿保存法が改正され、実質的に2024年1月よりこれらの取引書類については紙に印刷して保管するのではなく電子データでの保存が義務化されます。
(3)「紙で授受する取引書類」とは郵便などにより紙で授受する領収書、請求書、発注書、納品書などを指します。
先で述べた中期経営計画のテーマ実現に向けたプロジェクトを発足し、(1)、ならびに(2)、(3)のうちグンゼが発行する書類の控えをDataDeliveryを用いて電子保存することとしました。また(2)については電子帳簿保存法の改正要件（①検索可能な状態での書類保存、②書類が改ざんされていないことを客観的に証明するためのタイムスタンプ付与）を満たすために、DataDeliveryのタイムスタンプ関連のオプション機能（添付 ファイルコンポーネント、e文書対応ツール）を導入しました。なお(2)、(3)のうち当社が受領する書類については別の仕組みで対応する予定です。
プロジェクトの進捗ですが、2023年3月末現在、(1)については全ての国内事業所の仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳の電子保存が完了しており、(2)については2024年1月からの義務化に向けた先行対応として購買システムで発行する取引書類（仕入明細書など）の電子保存が完了しています。
2024年1月までに各事業部門の基幹系システムで発行する取引書類の電子保存対応に取り組んで(2)を完了させ、その後、2030年までに(1)の残りと(3)に取り組む計画にしています。
グンゼでは会社法、消費税法、税法上の帳簿・書類の保存義務期間を勘案し、永年保存が求められる定款などの文書を除き、文書の保存期間は10年と定めています。DataDeliveryによる電子保存が完了するごとに新たな紙保管が不要となる一方で、保存期間が経過した書類は破棄できます。既に保管スペースの削減につながっており、このプロジェクトが完了する2030年の10年後となる2040年には全ての帳簿・書類が電子保存に置き変わることになります。