導入の要件
～電子帳簿保存法に対応した製品を

―　どのような要件で製品の検討をされましたか。

帳票の電子化とデータの保存とでは要件が異なりますので、それぞれ分けて説明します。

電子帳票システムについては、以下の3つの要件で検討しました。

1．簡単に保存、検索できること

帳票を電子化するための取り込み・変換作業が容易で、必要な帳票の検索もスピーディーに行える製品を希望していました。

2．紙ベースと同じ見た目になること

項目の位置や文字のサイズなど、見た目が紙ベースの帳票と同じようになる製品を選ぶつもりでした。日常業務の効率を落とさないために重要な条件でした。

「ECサイトの納品書を半年分まとめてDataDeliveryにアップロードしましたが、負荷がかかることもなくスムーズに格納できました」
箱田 真一 氏

基幹システムに改修を加えると導入費用と期間が増加するため、リプレース前の電子帳票システムと同じく基幹システムとのデータ連携はSVFを経由するつもりでした。そのため、SVFとの連携に対応していることを求めました。

基幹システムとの親和性を重視し、FiBridgeⅡが最も要件を満たしていたのでFiBridgeⅡを採用しました。

データ保存については、以下の3つの要件で検討しました。

電子帳簿保存法の改正に対応するための導入ですので、法要件を満たしたシステムであることは必須でした。

経費や請求書の支払の申請はワークフローで承認され、会計データは会計システムに格納されています。そのため、それらのシステムと連携が取れる製品であることも重要でした。

日々の経理作業の負担にならない使い勝手のよい製品を選びたいと思っていました。

当時、電子帳簿保存法に対応している製品の中から、DataDeliveryを含め複数社の製品を月単位で試用して要件を満たしているかどうか確認しました。その中でDataDeliveryが最も要件を満たしていたので採用しました。

―　FiBridgeⅡ、DataDeliveryのどのような点を評価いただいたのでしょうか。

FiBridgeⅡは電子帳票システムとしての導入実績も多く、旧電子帳票システムと同様、基幹システムからの帳簿データをそのままスムーズに取り込めることが確認できたため採用しました。

DataDeliveryにおいては、JIIMA(公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会)が認証した製品であることがポイントでした。JIIMA認証を取得した製品は電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断され、運用の負担が減ります。認証された製品を利用することで、法令に準拠しているという安心感を持って業務を行うことができます。

そして、DataDeliveryはさまざまなシステムとシームレスに連携できる点を評価しています。各システムとのデータ連携も問題なく行うことができ、手間もかかりませんでした。

また、比較した他製品ではデータを投入すると文字化けするケースもありましたが、DataDeliveryではそのような不具合もなかったので、業務に支障なく運用できると判断しました。

さらに、システム保守を担当するDX推進部としても、FiBridgeⅡとDataDeliveryはいずれもデータベースソフトウェアが不要で、電子帳簿保存法対応と電子帳票システムのリプレースを一つのサーバー上で実現でき、管理の負担とコストが抑えられる点を評価しました。