DataDeliveryを利用して帳簿を電子保存

―　DataDeliveryをどのように利用されていますか

2014年4月から、電子帳簿保存法に準拠した経理データ保存について、DataDeliveryを利用しています。具体的には、10数種類の経理データを基幹システムから抽出して、DataDeliveryで保存しています。

導入の経緯～経理データを自由に検索できるようにしたかった

―　DataDelivery導入に至る経緯について教えて下さい

従来の帳票システムでは、経理データを帳票印刷データ（スプールデータ）をイメージで保存しており、電子帳票簿保存法の要件も満たしていました。しかし、日付や金額で検索できないなど検索機能が弱かったり、データの抽出や並び替えが自由にできませんでした。「電子帳簿保存法に必要な機能は備えているが、利便性に難があった」という状態でした。

そうしているうちに、経理データを収集するシステムを、オープン系の基幹システムに移行するプロジェクトが全社で動き出しました。それに合わせる形で、同じく老朽化していた帳票システムも新しいシステムに入れ替え、検索や抽出により便利なツールを導入することになりました。

｢データを自分で加工して利用したい部門には、DataDeliveryからCSVで流すこともできます｣
杉村氏

―　DataDeliveryを選ばれた理由は何ですか

当然、他社製品も検討したのですが、従来型の帳票イメージデータとデジタルデータを同一システム上で管理（保存・検索・抽出）出来る製品が他には無く、DataDelivery一択のような状況でした。電子帳簿保存法に準拠していることはもちろんですが、データの検索・抽出が自由にできる点と、大量データ検索時のレスポンスの良さがとても魅力的でした。

―　DataDeliveryの導入は円滑に進みましたか

導入前に1カ月間、経理データを入力し、従来の帳票システムとDataDeliveryとでデータの差異がないかを比較するなどのテストを行いました。結果としては差異もなくテストも短期間で済み、切り替えも含めて非常に円滑に導入できました。運用開始後もトラブルはありません。

｢基幹システムのオープンシステム化を進めており、DataDelivery導入もその一環です｣
古山氏

導入の効果～年間300万円のコストダウン

―　DataDelivery導入の効果について教えてください

DataDelivery導入以前は、帳票データ以外に経理データを独自に7年分を紙で保管し、社外の倉庫代だけで年間300万円の経費が掛っていましたが、これを廃止することができました。これに社内での保管費用や人件費などを加えたらと考えると、実際に圧縮できたコストはかなりの金額になるでしょう。また、2012年より全社的にペーパレス活動を行い、紙帳票の電子化を進めていますが、DataDelivery導入の効果を含め後、経理帳票の紙出力が165万枚から80万枚に減りました。

｢以前から電子帳簿保存法に準拠した検索機能の強化を求められていました｣
土井氏

―　導入時のJFEシステムズの対応はいかがでしたか

大きなスケジュールは弊社主体で粛々と進めることができました。細かなところでの困り事に対しては、その都度的確なアドバイスをもらえたので円滑に導入できました。一例としては、経理データをDataDeliveryに取り込む形式へ変換する際、データ1行のカラムが多いものや、カラムのデータ形式の指定でうまくいかなかったことがありました。このような場合に何度も相談し、ノウハウを得て解決しました。