領収書の「原本としてのデータ保管」にDataDeliveryを活用

―　トマト銀行では DataDeliveryをどう活用していますか。

トマト銀行では経費処理の合理化を図るべくワークフローシステムの導入を2年前に決定し、ベンダーに「経費システム」関連の新たな仕組みを構築してもらいました。

DataDeliveryは「経費システム」と連携し、領収書などの証憑書類を電子帳簿保存法に適応した形でデータ格納、長期保存する「証憑データ保管システム」として、今春から活用しています。

電子帳簿保存法の改正を契機に経費精算の証憑類の電子保管に着手

―　トマト銀行がDataDeliveryを導入した経緯を教えてください。

今回のDataDelivery導入は2015年の税制改革に伴う電子帳簿保存法の改正を契機として導入検討が始まりました。その改正のポイントは「証憑データの『原本としての保存』は、記載金額が従来3万円未満とされていたものが、今後はその枠を取り払い、記載金額に関わらず認めるものとする」という点です。これにより、従来は控え（写し）扱いでしかなかったスキャンデータ（電子データ）が原本として取り扱うことが出来るようになったわけです。

経費システムおよびDataDeliveryを導入する以前は、経費精算に係わる「事前申請～実績精算」の全プロセスが紙ベースで運用されており、最終結果のみを勘定系システムに登録する形になっておりました。当然、これら精算に伴い発生する領収書など証憑類も紙での保管となっており、営業店毎に事務担当者が、経費処理を行った後、証憑の原本を貼り付けた用紙を種類毎に分類して綴り込んで書庫に保管していました。過去の証憑を参照する必要が生じた場合は、担当者が書庫に行って内容や日付を頼りにファイルを見つけ出して、そこに綴り込んであるだろう証憑を目視で探していました。

しかし、経費システムの導入を検討していた2015年に電子帳簿保存法が改正され証憑のデータ保存の範囲が緩和されたことをひとつの契機として、経費精算をシステム化することに加えて電子帳簿保存法の適用を受けて証憑のデータ保存の仕組みを構築すれば、相乗効果的に各営業店における事務作業の負荷を軽減し、業務効率を向上できるのではないかと考えました。そこで、新たな経費精算システムの構築にあわせて電子帳簿保存対応することを検討し始めました。

｢この地区では電子帳簿保存法改正後の最初の申請になりました｣
松浦氏

ただ、証憑をデータとして保存する際に税務関係者が最も気にするのは、証憑データの保管の仕組みの「安定性」「信頼性」の部分です。当初はスクラッチ開発で一から開発することも検討しましたが、その場合は自社でその性能を担保し、申請の際にも申請窓口から様々な質問が想定され、その場合自分たちで適切に回答しなければなりません。それよりは十分な導入実績を持ち、電子帳簿保存法の適用実績が豊富なパッケージ製品を導入するほうが、そのような手間が掛からずスムーズな導入につながるだろうという判断になり、各社のパッケージ製品の比較検討を行いました。電子帳簿保存法に関連するセミナーなどに参加しながら情報を収集した結果、電子帳簿保存法への適用実績が豊富にあり、既存システムとの連携性も高かったJFEシステムズの「DataDelivery」の採用を決定するに至りました。