DataDeliveryを選んだ理由

― 今回、スキャニング文書を管理するシステムとして、DataDeliveryを選んだ経緯を教えてください。

システムを選定するにあたっては、DataDeliveryを含む主要4製品をリストアップし比較しました。比較検討の基準(要件)は次のとおりです。

要件1.「基礎機能」

まず、重要文書管理システムとして、必要十分な機能を備えていることを求めました。

要件2.「文書種別、保管容量の拡張性」

今回は領収書、請求書だけが管理対象ですが、今後は、帳簿の電子保管の他、発注書、見積書、注文書など他の業務文書にも対象を拡大する可能性があります。そこで、どんな文書にも対応できる柔軟性、そしてデータ保存容量の拡張性を備えていることを求めました。

原田 綾子氏「拡張性と柔軟性に着目して比較しました」
原田綾子氏
要件3.「ERPとの親和性」

導入する文書管理システムは、既存ERPの一部である「経費精算システム」「支払いシステム」と連携させることになります。シームレスな業務フローを実現するためにも、既存ERPと適切に連携できることを求めました。

要件4.「支援体制」

スキャニング文書に関する業務フローでは、「スキャナ機器」、「会計システム」、「文書管理システム」の3点を適切につなぐ必要があります。今回、導入する文書管理システムを提供する企業には、「一連の業務フローすべてに、積極的に関わる姿勢があること」を求めました。逆にいえば、「私たちは文書管理システムの部分だけ担当します。他のフローについては関知しません」という消極姿勢では困るということです。また、電子帳簿保存法の導入に際しては、国税局への事前申請、対応、折衝が必要になります。この「国税局への対応」の点でも、豊富な経験、知見、ノウハウを持ち、支援していただけることを求めました。

要件5.「費用の合理性、実績」

グループで活用するシステムになりますので、やはり導入実績はとても重要視しました。大企業での十分な導入実績があること、そして導入費用に合理性があることを求めました。

以上の要件で、DataDeliveryは特に、要件2~4の「拡張性」、「ERPとの親和性」、「支援体制」の点で優れていました。DataDeliveryの持込みデモでは、スキャナ機器の操作からデータ登録までを実演してもらいましたが、作業をおこなうことになる障がい者の目線でもケアをしていただきました。JFEシステムズは、システム運用だけではなく、スキャニングから国税局対応まで、一貫して面倒を見ていただける安心感がありました。

比較検討した結果、DataDeliveryがパーソルグループの求める要件を最もよく満たしていたので、これを採用しました。

その後、2017年9月に発注、同年12月にはシステム構築を完了。2018年1月から3月まで、障がい者の社員が滞りなく業務が行えるよう、運用テスト、マニュアル作り、基準作りを行い、年度始めとなる2018年4月より実際の運用を開始しました。以後、システムは安定して稼働しており、導入前の期待は、よく達成されたといえます。

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