DataDeliveryの活用概況

―　住友金属鉱山ではDataDeliveryをどう活用していますか。

住友金属鉱山ではDataDeliveryを、電子帳簿保存法で定められた取引関係書類、およびその他の業務書類をPDFデータ化して保管・検索する、一種の「電子倉庫」として活用しています。国税局には「DataDeliveryを使った書類の保存（スキャナ保存）」を申請し、すでに受理されています。

DataDeliveryによる書類管理の概要は次のとおりです。

｢今後も様々な書類の電子化を進める予定です｣
宮崎 竜也 氏

対象書類	内容
取引関係書類（原本）と関連書類（支払依頼書など）（2020年度以降）	領収書・請求書をスキャニングしてPDF保管します。スキャニング作業は、社内に常駐している事務アウトソーシング企業のスタッフが、日々、行っています。支払依頼書や精算依頼書などの関係書類もまとめて保管しています。
過去の取引関係書類 （2019年度以前。DataDelivery導入前の保管分）	現在、DataDelivery導入前の領収書・請求書などを外部倉庫に大量に保管しています。これを全て電子化してDataDeliveryに移行していきます。これにより外部保管コストを削減できます。
ERP内の会計データ	ERP内の会計データを日次でDataDeliveryに取り込みます（CSV形式）。取引関係書類のPDFデータはこのERPデータに紐づける形で保管します。 DataDeliveryで検索するときは、システム内ではERPデータの方を検索します。そして検索結果画面では、領収書・請求書などのPDF画像と、ERPデータの両方が表示されるイメージになります。 ※請求書など取引関係書類をスキャニングすると、書類上のQRコードを通じて、会社名、帳票名など各種情報がDataDeliveryに取り込まれます。とはいえ、これだけでは業務上の検索には不十分です。しかしERPデータを取り込めば、取引年月日、金額、勘定科目名、取引先名など各種情報での検索が可能になります。国税局の求める要件も満たせます。

導入前の課題

―　DataDelivery導入前の課題について教えてください。

住友金属鉱山では、2018年に中期経営計画を定め、経理部門ではこれに対応し、経理業務のデジタライゼーション推進を通じた業務効率化を実行施策の一つとして掲げ、領収書・請求書など取引関連書類の電子化、ペーパーレス化を検討していました。

一方、情報システム部門には別の課題がありました。この時点ですでに国税局には「ERPを使って帳簿を保管する」旨、届けを出しており（※）、過去10年分のデータはERP内に保管していました。しかしこの状態では将来、ERP製品を切り替えた場合、「新ERPを使って帳簿書類を保管する」旨、国税局に申請し直す必要が生じます。また新ERPへのデータ移行も多大な作業です。これを考慮すると「ERPはERP。帳簿書類保管はそれ専用システム」のように分業させた方がよい。そう分けた上で、その専用システムを使う旨、国税局への届け出を済ませてしまえば、それ以後、背後のERPが何に変わろうと、再申請は不要になります。

こうした議論を経て、「電帳法対応システムを導入し、帳簿書類はそこで保管するのが最も適切である」との結論に至りました。その後、製品の検討に移り、最終的に3製品を比較検討しました。

※この時は「総勘定元帳といった帳簿のみを電子保存し、領収書、請求書などの書類は紙で保存する」という形の申請でした。

｢中期計画に沿って推進しました｣
久保 望 氏