電子帳簿保存.com

導入ベンダーインタビュー

導入に携わるベンダー担当者による
プロジェクト推進のポイント

公開日:2020年05月19日

株式会社アグレックス
池田 豪 氏

お客様が判断に悩まれる場面では、
一歩、踏みこんだ提案を心掛けています

今回は、株式会社アグレックス(以下、アグレックス)の池田様に伺いします。

――まず、池田様の現在の業務内容を教えて下さい。

アグレックスは、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)サービスを中心にIT技術を複合的に活用し、お客様の業務プロセス全体の最適化を支援している会社です。

私は現在、首都圏向けBPO事業における司令塔の役割を担うビジネスソリューションセンターとして都内に設立した「Biz TRUXIA(ビズトラシア)」にて、デジタル転換のためのBPOサービスの企画業務を担当しています。

池田 豪 氏

――電子帳簿システム「DataDelivery」を知ったきっかけは何でしたか?

以前は、新大阪センターにおいて、金融機関などから契約書をお預かりしてスキャンを行い電子データ化するサービスを担当していました。業務効率化やBCP対応におけるバックアップという面ではお役に立てているものの、電子化しても結果的に紙の廃棄ができずに紙とデータの重複管理をされている企業が多く、ペーパーレス化のニーズに十分に応えきれていないと感じていました。

――そこで、どうされたのでしょうか?

2017年当時、こうしたニーズに対応できる解決方法を調べていたところ、規制緩和がされた「電子帳簿保存法」があることを知りました。これにより、一定の要件に基づいて電子保存することで、ペーパーレス化のニーズに応えることができると考えました。

調べていくうえで、電子帳簿保存法に対応するには「運用面」と「システム面」の両軸のルールに対応することが必要だということがわかりました。運用面は従来のBPOサービスで十分にノウハウがあり対応可能でしたが、システム面においては領域外でした。法律に関するものなので、スクラッチで構築するよりも、すでに実績のある製品を提供している企業と組んだほうがよいと考えました。

そこで、社内で調査したところ、東京本社がJFEシステムズの電子帳簿システム「DataDelivery」の協業活動を始めたということが分かり、さっそく関西地区の担当者を紹介していただくことになりました。

――JFEシステムズの印象は、いかがでしたでしょうか?

前述のように、BPOサービスでのスキャン業務は自身でも知見がありましたが、システム面や電子帳簿保存法について、独自で法律の解釈をして要件を細かいところまで理解するのは壁が高く、難しいと感じていました。その点、JFEシステムズの担当者はシステム面もそうですが、法律面の知識量が圧倒的に多く、ケースバイケースで具体的にアドバイスをしてくれたので、とても頼りになるなというのが第一印象でした。

さらに、お客様固有の課題や疑問に対しても、レスポンスよく回答・提案をいただけたので、とても助かりました。

――その後の提案活動は、どういった方法で進められましたか?

既存のお客様へ個別訪問での提案や、JFEシステムズと共催してペーパーレス化(DataDeliveryを活用したドキュメントマネジメントソリューション)の事例セミナーを企画しました。

ちょうど、スキャナ保存に関する規制緩和があったところで、各企業の関心も高いところにありました。

セミナーのご案内を始めたところ、既存のお客様の親会社がペーパーレス化を検討されているタイミングでお声掛けすることができました。そのお客様はメーカーだったのですが、仕入れ先から受領する請求書などの電子化を検討されていました。

池田 豪 氏

――提案活動は、スムーズに進みましたか?

お客様は、できるだけ既存の業務フローを変えずに導入したいと要望されていました。お客様の目的はペーパーレスによる業務効率化でしたが、一方で、電子化に必要なスキャン業務の導入により、社内の業務量が増加することを懸念されていました。

システム面のみを提案する競合ベンダーもありましたが、私どもは、お客様の立場に寄り添った提案活動を心掛けました。アグレックスのドキュメントマネジメントソリューションでは、業務フローは従来のまま、後工程のスキャナ業務はBPOサービスで対応します。

結果的に、アグレックスのBPOサービスとJFEシステムズのDataDeliveryを評価いただき、ご契約いただくことができました。これにより、お客様は、従来の業務フローを変えることなく、ペーパーレス化を実現されました。

ソリューション概要図ソリューション概要図

――プロジェクトがスタートして、工夫したことや苦労されたことはありますか?

お客様の業務を変えることなく電子化するには、まずお客様の業務フローを熟知することが必要でした。

また、従来は紙で業務手順がまわされていたので、あたりまえのことですが、お客様も電子化する業務フローを取り組むことは初めてです。ときには、お客様に判断いただかなければならない内容についても、一歩、踏みこんで提案をさせていただくことで、スムーズにプロジェクトを進めることができました。

――プロジェクトを振り返っての感想はいかがですか?

プロジェクトをスムーズに進めていくうえで、お客様とのコミュニケーションはもちろん重要ですが、協業する企業の姿勢も重要だと感じています。その点、JFEシステムズは、きめ細かく真摯に対応をしていただけたので、とても助かりました。苦難があったとしても共に協力して乗り越えるパートナーとして信頼しています。

――今後のご予定がございましたら、教えてください。

電子帳簿保存法の2019年度の規制緩和では、過去分の重要書類(請求書など)のスキャナ保存が可能になりました。これより、これまで過去分は紙、継続分は電子保管と分割されていたものが、全て電子保管できるようになりました。また、継続分の入力期限の緩和もあり、お客様にとって、スキャナ業務のアウトソーシングの選択肢が大きく拡がりました。この追い風にうまく乗っていければと思います。

さらに、アグレックスでは、請求書など特定領域の電子帳簿保存法対応に限らず、すべての紙プロセスを電子プロセスにすることを目的に、今後もデジタル転換のためのBPOサービスを提供していきます。

――お話をいただきまして、ありがとうございました。

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