お客様が判断に悩まれる場面では、
一歩、踏みこんだ提案を心掛けています

――そこで、どうされたのでしょうか？

2017年当時、こうしたニーズに対応できる解決方法を調べていたところ、規制緩和がされた「電子帳簿保存法」があることを知りました。これにより、一定の要件に基づいて電子保存することで、ペーパーレス化のニーズに応えることができると考えました。

調べていくうえで、電子帳簿保存法に対応するには「運用面」と「システム面」の両軸のルールに対応することが必要だということがわかりました。運用面は従来のBPOサービスで十分にノウハウがあり対応可能でしたが、システム面においては領域外でした。法律に関するものなので、スクラッチで構築するよりも、すでに実績のある製品を提供している企業と組んだほうがよいと考えました。

そこで、社内で調査したところ、東京本社がJFEシステムズの電子帳簿システム「DataDelivery」の協業活動を始めたということが分かり、さっそく関西地区の担当者を紹介していただくことになりました。

――JFEシステムズの印象は、いかがでしたでしょうか？

前述のように、BPOサービスでのスキャン業務は自身でも知見がありましたが、システム面や電子帳簿保存法について、独自で法律の解釈をして要件を細かいところまで理解するのは壁が高く、難しいと感じていました。その点、JFEシステムズの担当者はシステム面もそうですが、法律面の知識量が圧倒的に多く、ケースバイケースで具体的にアドバイスをしてくれたので、とても頼りになるなというのが第一印象でした。

さらに、お客様固有の課題や疑問に対しても、レスポンスよく回答・提案をいただけたので、とても助かりました。

――その後の提案活動は、どういった方法で進められましたか？

――提案活動は、スムーズに進みましたか？

お客様は、できるだけ既存の業務フローを変えずに導入したいと要望されていました。お客様の目的はペーパーレスによる業務効率化でしたが、一方で、電子化に必要なスキャン業務の導入により、社内の業務量が増加することを懸念されていました。

システム面のみを提案する競合ベンダーもありましたが、私どもは、お客様の立場に寄り添った提案活動を心掛けました。アグレックスのドキュメントマネジメントソリューションでは、業務フローは従来のまま、後工程のスキャナ業務はBPOサービスで対応します。

結果的に、アグレックスのBPOサービスとJFEシステムズのDataDeliveryを評価いただき、ご契約いただくことができました。これにより、お客様は、従来の業務フローを変えることなく、ペーパーレス化を実現されました。

ソリューション概要図

――プロジェクトがスタートして、工夫したことや苦労されたことはありますか？

お客様の業務を変えることなく電子化するには、まずお客様の業務フローを熟知することが必要でした。

また、従来は紙で業務手順がまわされていたので、あたりまえのことですが、お客様も電子化する業務フローを取り組むことは初めてです。ときには、お客様に判断いただかなければならない内容についても、一歩、踏みこんで提案をさせていただくことで、スムーズにプロジェクトを進めることができました。

――プロジェクトを振り返っての感想はいかがですか？

さらに、アグレックスでは、請求書など特定領域の電子帳簿保存法対応に限らず、すべての紙プロセスを電子プロセスにすることを目的に、今後もデジタル転換のためのBPOサービスを提供していきます。

――お話をいただきまして、ありがとうございました。